Modèles d’e-mails pour relancer vos clients efficacement (sans conflit)
Avant même que la facture ne devienne un véritable problème, c’est souvent une question de communication : un e-mail bien envoyé, au bon moment, peut suffire à éviter le stress, la perte de trésorerie, voire une procédure de recouvrement.
Dans cet article, destiné aux professionnels, nous allons explorer pourquoi relancer un client par e-mail est essentiel, mais aussi proposer des modèles d’e-mails prêts à l’emploi pour relancer vos clients efficacement (sans conflit), et enfin montrer comment sécuriser vos paiements. Grâce à ces conseils, vous serez mieux armé pour préserver votre trésorerie, maintenir une relation saine avec vos clients, et réduire les impayés.
Pourquoi relancer un client par e-mail est essentiel pour éviter les impayés ?
Comprendre l’importance d’une relance client avant le recouvrement
La relance client représente un levier majeur de prévention des impayés. En intervenant avant que la facture impayée ne devienne une créance, vous permettez à votre client d’organiser son paiement sans tension. Des études montrent qu’un e-mail de relance bienveillant et bien construit améliore sensiblement le taux de paiement.
D’un point de vue légal et contractuel, le respect des délais de paiement est également crucial : en France, sauf dispositions contraires, le délai normal court à 30 jours après réception des biens ou prestation. Un non-respect répété de ce délai augmente le risque de litige.
L’impact financier d’un retard de paiement sur la trésorerie est conséquent : des factures non réglées immobilisent des liquidités, augmentent le besoin en fonds de roulement, fragilisent la relation fournisseur/client et peuvent à terme nécessiter une procédure de recouvrement coûteuse qu’il ne faut garder qu’en tout dernier recours. Une relance anticipée peut donc éviter un surcoût et préserver la business relation.
Le bon moment pour envoyer un e-mail de relance
Savoir quand envoyer une relance est tout aussi essentiel que son contenu. Un e-mail de relance avant que la facture soit sérieusement en retard permet de rester dans une logique « préventive », non conflictuelle. Par exemple, un rappel 7 jours avant la date d’échéance ou le jour même peut réduire les oublis.
Lorsque la facture devient « vraiment » en retard (par exemple 15 à 30 jours après l’échéance), il convient d’envoyer une relance plus affirmée, en mentionnant que la facture est impayée et en rappelant les conditions convenues. Des workflows standardisés mentionnent : 1er rappel 7 jours après l’échéance, 2e à 30 jours, 3e à 60 jours.
Un exemple de calendrier efficace :
- 7 jours avant échéance : e-mail de rappel courtois.
- Jour J échéance : e-mail de confirmation « facture due aujourd’hui ».
- Jour J +7 à 14 jours : relance ferme (facture impayée).
- Jour J +30 jours : dernier rappel avant procédure (impayé sérieux).
Ce type de cadence permet d’équilibrer fermeté et préservation de la relation client.
5 modèles d’e-mails de relance pour vos clients (du plus diplomate au plus ferme)
Modèles d’e-mails de relance professionnelle selon la situation
Voici trois modèles d’e-mails adaptés à des situations différentes :
Modèle 1 : relance courtoise avant échéance
Sujet : « Rappel – Facture n°[Numéro] à échéance le [Date] »
Bonjour [Nom du client],
J’espère que tout va bien pour vous. Je me permets de vous rappeler que la facture n°[Numéro], d’un montant de [Montant], arrive à échéance le [Date]. Vous trouverez la facture en pièce jointe et pouvez procéder au règlement par virement ou lien de paiement ci-dessous. N’hésitez pas à me contacter si vous rencontrez la moindre question.
Cordialement,
[Votre nom] – [Votre société]
Modèle 2 : relance après échéance
Sujet : « Relance – Facture n°[Numéro] en attente de règlement »
Bonjour [Nom du client],
Nous constatons que la facture n°[Numéro], émise le [Date], d’un montant de [Montant], reste à ce jour non réglée. Auriez-vous l’amabilité de nous indiquer la date à laquelle vous envisagez le règlement ? Le document est joint à nouveau pour votre commodité. Merci par avance de votre retour.
Bien cordialement,
[Votre nom] – [Votre société]
Modèle 3 : relance ferme avec rappel des pénalités de retard
Sujet : « Dernier rappel avant action – Facture n°[Numéro] impayée »
Madame, Monsieur,
Malgré nos précédentes relances, la facture n°[Numéro] d’un montant de [Montant], émise le [Date], n’a toujours pas été réglée à ce jour. Conformément à nos conditions générales et à l’article L441-10 du Code du commerce, des pénalités de retard sont applicables. Nous vous remercions de procéder au règlement sous 8 jours afin d’éviter toute suspension de service ou transmission à un service de recouvrement amiable.
Merci de votre compréhension,
[Votre nom] – [Votre société]
Ces modèles s’inspirent des bonnes pratiques repérées dans des articles spécialisés.
Comment personnaliser vos e-mails de relance pour rester professionnel
La personnalisation est un facteur clé de réussite : un e-mail adressé au nom du contact, mentionnant précisément la facture, le service ou la prestation, et proposant un lien ou un mode de paiement clair, est beaucoup mieux reçu.
Le ton doit s’adapter au type de client : pour un client fidèle de longue date, une approche plus souple est appropriée ; pour un nouveau client ou un client à historique de retard, un ton plus formel peut être utilisé. Quelques formules de politesse bien choisies (« je vous remercie par avance », « nous restons à votre disposition ») contribuent à la diplomatie.
Les erreurs à éviter sont : ton accusateur ou menaçant dès la première relance, absence de mention du montant ou de la facture, omission d’un mode de paiement facile, ou envoi depuis une adresse générique (« no-reply@… ») qui peut rester ignorée. L’e-mail perd alors tout son effet.
Automatiser vos relances clients et sécuriser vos paiements
Pourquoi automatiser vos e-mails de relance est un atout pour votre trésorerie
L’automatisation des relances permet un gain de temps significatif, libérant vos équipes pour d’autres tâches à forte valeur ajoutée. Comme le rappelle un article, l’uniformisation des modèles et leur envoi systématique améliore l’efficacité et réduit les erreurs.
La traçabilité des échanges est aussi un avantage non négligeable : chaque relance est horodatée, envoyée, et peut être archivée dans votre ERP ou CRM. En cas de litige ou nécessité de recouvrement amiable ou judiciaire, cette traçabilité est précieuse.
Enfin, l’automatisation réduit le risque d’oubli ou de double-relance inappropriée. Par exemple, un workflow peut déclencher automatiquement une relance « courtoise » 7 jours avant échéance, puis une relance « ferme » 30 jours après sans intervention manuelle, ce qui rend le processus fluide et efficace.
Doboxee : la solution simple pour faire payer et sécuriser votre trésorerie
Doboxee est conçue pour les professionnels (notaires, avocats, architectes, consultants…) qui souhaitent sécuriser les paiements et éviter les impayés. Avec Doboxee vous pouvez :
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- proposer un paiement direct au client, qui débloquera l’accessibilité à votre document, ce qui évite les retards : vous êtes payé à la livraison de votre travail ;
- intégrer une signature électronique pour valider la prestation ou l’accord avant paiement ;
- garder l’ensemble des échanges, factures et accusés de réception centralisés et hébergés en France, garantissant conformité et confidentialité.
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Conclusion : Relancer efficacement sans nuire à la relation client
En résumé :
- Relancer vos clients par e-mail est une étape clé pour éviter les impayés et préserver votre trésorerie.
- Adaptez le moment (avant échéance, après échéance, impayé avancé) ainsi que le ton utilisé, et utilisez des modèles d’e-mails adaptés à chaque situation.
- Personnalisez vos messages et évitez les maladresses qui peuvent nuire à la relation client.
- Automatiser vos relances, sécuriser vos paiements et tracer vos échanges est un véritable levier opérationnel.
Grâce à Doboxee, vous pouvez simplifier l’ensemble du processus : relance, paiement, signature électronique, documentation.
Pour d’autres conseils afin de réduire vos délais de paiement voici 5 Astuces très efficaces que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui dans votre entreprise.
