Que faire avant de lancer un recouvrement ? Les étapes essentielles pour éviter les impayés et agir efficacement
Dans le tumulte quotidien d’un cabinet d’architecte ou d’un bureau d’études, une facture qui reste impayée n’est jamais la bienvenue : vous avez livré votre prestation, le client a validé, et pourtant… aucun virement ne tombe.
Vous ressentez alors cette tension : « à quel moment faut-il envisager un recouvrement ? ». Avant de vous lancer dans une procédure parfois lourde, coûteuse et chronophage, il est essentiel d’agir de manière structurée et réfléchie. Cet article vous accompagne pas à pas pour savoir que faire avant de lancer un recouvrement, afin de sécuriser votre trésorerie, protéger vos relations clients et préparer un éventuel recours en bonne forme.
Comprendre quand et pourquoi lancer un recouvrement
Identifier les signes d’un impayé avant le recouvrement
Dans toute relation commerciale, la facture impayée est un signal d’alarme qu’il ne faut pas ignorer.
Premièrement, connaissez-vous les délais moyens de paiement applicables en B2B ? En France, sauf accord contraire, le délai de règlement est fixé à 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. En cas d’accord contractuel, ce délai peut être porté jusqu’à 60 jours calendaires ou 45 jours fin de mois après l’émission de la facture.
Deuxièmement, repérer les clients à risque est indispensable. Par exemple : paiement systématiquement en retard, changement de gestionnaire financier sans information, relance ignorée depuis plusieurs semaines, ou encore historique interne montrant qu’un client « pousse » le délai au maximum légalement permit. Ce sont des signes avant-coureurs de créance problématique.
Troisièmement, l’impact d’un impayé sur la trésorerie n’est pas à sous-estimer. Une facture non réglée immobilise des ressources, réduit votre capacité d’investissement ou de paiement des fournisseurs, et peut aussi fragiliser la relation client. Un mauvais payeur peut, à terme, vous faire perdre bien plus que le montant en jeu (image, temps, énergie).
Déterminer le bon moment pour lancer un recouvrement de facture
La question « quand lancer un recouvrement » mérite une réponse nuancée. D’un côté, il ne faut pas attendre indéfiniment ; de l’autre, une action prématurée peut nuire à la relation client ou sembler disproportionnée.
Il est convenu qu’une facture devient réellement impayée lorsque : le délai de paiement convenu est dépassé, les relances amiables n’ont pas reçu de réponse significative, et des signes montrent que le client ne réglera pas spontanément. À ce stade, envisager un recouvrement devient pertinent.
Enfin, disposer d’une politique claire de suivi des paiements est un facteur clé. Cette politique doit définir les conditions de paiement, les délais, les relances et les actions en cas de non-paiement. Elle permet d’agir en toute cohérence et d’être crédible face au client, et face à un éventuel juge, si la procédure venait à basculer vers un recouvrement judiciaire.
Les démarches à entreprendre avant de lancer un recouvrement
Lorsque vous avez constaté un impayé sérieux, plusieurs étapes doivent être respectées avant de passer au recouvrement effectif.
Mettre en place des relances avant le recouvrement de créance
La relance client est la première étape de tout dispositif de recouvrement amiable. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer un mail générique, mais de structurer vos efforts :
- Exemple de relance par e-mail : « Madame, Monsieur, nous constatons que la facture n°1234 du [date] reste non réglée à ce jour (échéance 45 jours). Merci de bien vouloir nous indiquer le calendrier de règlement ou de nous faire part des difficultés rencontrées. » Découvrir 5 modèles de mails de relance
- Exemple de courrier recommandé : rappel de la facture, mention de la clause de pénalités de retard prévues aux CGV, invitation à prendre contact avant tout recours.
La fréquence est importante, nous vous conseillons : une première relance dès le premier jour de retard, une seconde à 15 jours, une troisième à 30 jours. Le ton : courtois mais ferme, en rappelant votre droit et votre exigence. Tracez et enregistrez tous les échanges : e-mails, appels, courriers. Ces preuves seront utiles si vous devez démontrer votre bonne foi dans une future action de recouvrement amiable.
Vérifier les éléments juridiques avant la procédure de recouvrement
Avant d’engager une procédure plus formelle, il convient de vérifier que votre dossier est bien solide. Vérifiez d’abord que le contrat, bon de commande, devis et facture sont conformes et valides : mention du client, objet de la prestation, date, montant, conditions de paiement, pénalités de retard.
Veillez aussi à conserver les preuves de prestation ou de livraison : mails d’acceptation, bons de réception, comptes-rendus de réunion, photos si nécessaire. Ces éléments servent à démontrer que la créance est bien fondée.
Préparez le dossier pour un éventuel recouvrement judiciaire : rassembler les preuves, l’historique des relances, les CGV signées, et établir un échéancier de trésorerie qui justifie l’urgence d’agir. Cela vous donnera une base crédible pour une mise en demeure ou une assignation, et pourra limiter le risque que le client conteste votre demande.
Prévenir les impayés pour éviter d’avoir à lancer un recouvrement
La meilleure démarche de recouvrement est celle qui n’a pas à être engagée. En anticipant les impayés, vous protégez votre trésorerie et évitez les litiges.
Adopter des outils et solutions pour sécuriser vos paiements
Pour éviter les impayés, plusieurs solutions technologiques sont à disposition :
- Paiement sécurisé : proposer au client un mode de paiement en ligne sécurisé diminue considérablement le risque. Un virement SEPA est exécuté au plus tard en D+1 ouvrable côté interbancaire (D+2 si ordre papier). En pratique, le crédit peut apparaître le jour ouvré suivant ; des délais jusqu’à 2–3 jours calendaires peuvent être constatés si l’ordre est passé après l’heure de cut-off ou avant un week-end/jour férié. Parmi les meilleures solutions du marché, Doboxee vous permet d’être payé au moment où votre client accède au livrable que vous lui envoyez.
- Automatisation des relances et suivi des paiements : l’installation d’un logiciel ou d’une plateforme permet d’envoyer automatiquement les relances et de détecter les retards dès le premier jour.
- Signature électronique : en sécurisant juridiquement vos contrats et factures par une signature électronique, vous réduisez le risque de contestation ou de réclamation du client au moment du paiement.
Votre plateforme Doboxee propose la signature électronique sécurisée (confirmation d’identité par SMS) dans ses services : un dépôt de document, un prix fixé, un paiement sécurisé et une signature possible – un bon moyen de sécuriser votre prestation intellectuelle avant restitution finale.
Mettre en place des bonnes pratiques administratives
Des conditions de paiement claires sont un pilier de la prévention des impayés : elles doivent être stipulées dans vos CGV, mentionnées sur vos devis et factures, et acceptées par votre client.
Prévoyez des acomptes ou paiements progressifs, surtout pour les prestations longues ou coûteuses : par exemple 30 % à la commande, 40 % à mi-parcours, 30 % à livraison. Cette technique réduit vos risques et partage le financement avec le client. Pour plus de détails, nous vous invitons à découvrir notre article sur les acomptes, paiements à la livraison ou à la commande : que choisir ?
Enfin, suivre régulièrement votre trésorerie permet d’anticiper les retards de paiement : établir un tableau de bord mensuel de vos créances clients, identifier les montants « en souffrance » depuis plus de X jours, et prendre dès que possible des mesures de relance ou de renégociation.
Conclusion : Agir avant le recouvrement pour éviter les pertes et protéger sa trésorerie
Avant de lancer un processus de recouvrement, il est essentiel de comprendre quand et pourquoi lancer un recouvrement, de réaliser les démarches préparatoires indispensables, et de mettre en œuvre une politique de prévention des impayés durable.
Ces étapes vous donnent les cartes pour régler une créance rapidement, sauvegarder votre relation client, et limiter les litiges ou pertes financières.
Pour plus de conseils, consultez nos 5 astuces pour réduire vos délais de paiement.
Simplifiez la gestion de vos paiements et évitez les impayés avec Doboxee.
